Stel, het horecaconcept van jouw dromen gaat werkelijkheid worden. Je hebt het perfecte pand gevonden voor je plannen. Je hebt een prachtige inrichting voor ogen, zit met je producten en beleving uitstekend in de markt en je weet zeker dat het straks gaat lopen. Want het is écht te gek.

Nu gaat het avontuur pas echt beginnen. Je moet van een idee naar een goed lopend horecaconcept.

Hoe zorg je dat je niets over het hoofd ziet en geen essentiële zaken laat liggen?

Tijdens het proces, of het nu in de bouw, inrichting, regelgeving, marketing of personeelskeuze is, komt er een moment van compromissen. Gewoon omdat het geld op is of omdat je in tijdnood komt. Maar het kan ook zijn dat je niet de juiste mensen voor de juiste functie weet te vinden. Of je omgeving werkt niet mee.
Maar je hebt een deadline te halen en wilt koste wat het kost open op die datum. Want anders gaat het geld kosten of heb je gezichtsverlies.

Bezint eer ge begint

Je wilt de gevolgen en risico’s in kaart brengen. Juist om beslagen ten ijs te komen en niet tegen verrassingen aan te lopen. Dat begint met goed businessplan, het ontwikkelen van je visie en kernwaarden. Je wilt weten of je plan haalbaar is. Een budget en omzetprognose zijn hiervoor essentieel. Onderbouw je omzet prognose wel altijd met een gedetailleerd marketingplan. Je wilt namelijk weten waar je omzet vandaan moet komen, wat je doelgroep is, hoe je markt eruit ziet en hoe je je toekomstige gasten gaat overhalen bij je te verblijven. Realiseer je dat voordat je opengaat je al maanden en, bij grote projecten, soms wel jaren van te voren bezig bent om je hotel of restaurant in de markt te zetten.

Hoe ga je zo’n horecaproject operationeel managen?

1. Plan van aanpak; maak van tevoren een overzicht van alle zaken waarover moet worden nagedacht en die moeten worden geregeld. Maak dit in hoofdpunten en werk dan elk hoofdpunt uit in detail. Hier kan een programma van eisen helpen om de betrokkenen te sturen en de processen te stroomlijnen.
2. De planning moet een tijdlijn hebben met mijlpalen en lopen van de ontwikkelfase t/m de opening. Wat moet wanneer opgestart worden en voltooid zijn
3. Giet je planning in een roadmap, een visueel overzicht van je planning. Wat heeft directe invloed op elkaar? Hierdoor zie je in één oogopslag de hele planning. Vooral als er veel processen parallel lopen is het belangrijk dat je weet wanneer de beslissingsmomenten zijn. Van daaruit weet je wanneer er overleg plaats moet vinden
4. Bedenk van te voren waar je hulp nodig hebt. Je kunt het namelijk niet alleen. Wat voor type medewerkers, voor welke functie en werkzaamheden heb je nodig? Wat voor sleutelposities heb je en wanneer moeten die vervuld zijn? Maar bepaal ook waar en wanneer je hulp van buitenaf kunt gebruiken
5. Houd je budget en je uitgaven continue in de gaten. Door een investerings- en financieringsplan weet je wat je onderhandelingsruimte is en met wat voor kwaliteit en leveranciers je kunt werken
6. Zorg voor een goede taakverdeling. Wie is verantwoordelijk voor wat. Wie heeft welke beslissingsbevoegdheid

Eerst even oefenen

En dan is het project zover af. Om de kinderziektes eruit te filteren kun je het beste eerst opengaan in een testfase. Dit wordt ook wel een soft opening genoemd. Dan kun je alles uitproberen. Zoals de routing in het bedrijf, of je kwaliteit op niveau is en de medewerkers op elkaar ingespeeld zijn. Want pieken en dalen zijn funest. Je wilt geen journalisten over de vloer voordat alles op rolletjes loopt en je horecaconcept staat. Je kunt in zo’n periode korting geven en in ruil je gasten vragen om hun feedback. Dan kun je daar direct op inspelen. Want er zijn altijd dingen die zijn blijven hangen of zaken waar je niet aan hebt gedacht.

Kick off, de grand opening

Als je de belangrijkste punten op de ‘i’ hebt gezet, dan heb je wel wat te vieren. Je hebt een hele klus geklaard. Tuurlijk is het dan fijn om belanghebbenden zoals leveranciers, zakelijke relaties, buren en familie uit te nodigen voor een feestje. Maar vergeet vooral niet je toekomstige gasten of intermediairs uit te nodigen. Soms is het slim om de diverse doelgroepen te scheiden en aparte bijeenkomsten te organiseren. Het is namelijk niet handig als je concullega tijdens jouw feestje er met je belangrijkste klant of gast vandoor gaat.

Nooit klaar

Jouw horecaconcept zal continue in beweging blijven. Of het nu een half jaar of 10 jaar oud is, je zult altijd moeten bijsturen en jezelf moeten afvragen of je nog ‘on track’ bent. Met het ontwikkelen en neerzetten van een horecaconcept en bedrijf, ga je een belofte aan. Een belofte aan jezelf, je gasten, je medewerkers en je omgeving. En die belofte moet je elke dag weer waarmaken.