Het vorige jaar is alweer een tijd ingeruild voor het huidige jaar. Tijd voor een schone lei en nieuwe plannen en voornemens.

Maar vaak is er nog heel wat af te handelen van dat vorige jaar. Daarnaast komen zaken elk jaar weer terug. Zo ook de beoordeling gesprekken. Veel bedrijven hebben het er eind van het jaar maar weer druk mee. En veel managers en leidinggevenden vinden het niet het leukste werk. Of ze vinden het een vervelende onderbreking van hun werkzaamheden.

Het is niet altijd een gewaardeerde taak en als leidinggevende vraag je je wel eens af; Wie nou eigenlijk Wie beoordeeld. De Nederlandse medewerker is mondig en zich zeker van zijn (vermeende) inbreng in de organisatie.

Als de mening over het functioneren ver uit elkaar ligt, is de vraag eerder of jij en je medewerker wel dezelfde doelen en uitgangspunten hebben. Zijn de doelstellingen van het bedrijf, de weg ernaar toe en de rol die de medewerker speelt hierin wel voor iedereen duidelijk? Daarbij komt het voor dat je eisen t.a.v. de prestaties van mensen gedurende het jaar omhoog gaan. Vooral in deze nieuwe tijden. Dat moet je ook meenemen in een beoordeling, vooral als je niet tussentijds evalueert.

Hoe zorg je komend jaar voor soepele beoordelingen? 

1. Kijk terug op je laatste beoordelingsgesprekken. Wat bevalt je hierin wel en wat niet? Was het een prettig gesprek of meer een monoloog? Was het meer jouw opvatting, beschouwing of zelfs convictie? Of heb je juist je waardering uitgesproken? Ben je objectief of laat je je beïnvloeden door wat je persoonlijk van iemand vindt?
2. Wat is je doelstelling van een beoordeling? Heel cru gezien; wil je je medewerker behouden voor de organisatie of je wilt er van af. En voor iedereen die daar tussen zit moet je je de vraag stellen wat voor waarde hij/zij heeft voor de zaak, hoe is het functioneren en is hij/zij bereid om aan de verbeterpunten te werken en een positieve bijdrage te leveren.
3. Betrek je mensen bij je bedrijfsfilosofie? Je visie en missie. Zijn jouw mensen zich nog bewust van waar het bedrijf voor staat en hun rol daarin?
4. Zorg voor accurate functie omschrijvingen. Kader de grenzen van de functies af, maar zorg tegelijkertijd dat er ruimte blijft voor initiatief en creativiteit van de medewerker. Hierdoor kennen mensen hun verantwoordelijkheden en weten ze waar ze op worden afgerekend zonder dat ze hun vrijheid verliezen.
5. Kijk naar je eigen functioneren als beoordelaar en hou jezelf een spiegel voor. Hoe is je houding en je verbale en non-verbale communicatie tijdens een beoordelingsgesprek. Heb je gedurende het jaar afdoende bijgestuurd als het fout dreigde te gaan? Ben je het gesprek aangegaan met je mensen als het niet zo lekker liep?
6. Het einde van de maand is hét moment om de resultaten door te lichten. Dus ook die van je mensen. Breng de discipline op om dit elke maand bij te houden. Gewoon een lijstje met punten van goede prestaties, successen maar ook fouten. Positieve en kritieke punten.
7. Hou tussentijdse evaluaties met je mensen over hun vooruitgang en functioneren. Dat mag best informeel en ongedwongen. Zo bouw je ook een vertrouwensband op. Zorg wel ervoor dat je de actie punten op papier zet. Dat is wel zo duidelijk voor iedereen.
8. Geef werknemers de gelegenheid om zich voor te bereiden op een gesprek en maak goede verslagen van je gesprekken.

Een goede of slechte beoordeling. De uitkomst van een beoordeling mag de beoordeelde eigenlijk niet verrassen. Als leidinggevende moet je gedurende het jaar regelmatig effectief feedback geven over de prestaties. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. En nog belangrijker, dan kan worden bijgestuurd.

Naast het terugblikken zijn beoordelingen de gelegenheid om de kaders voor de toekomst uit te zetten. De individuele en gemeenschappelijke doelen nogmaals te benoemen en deze gedurende het jaar handen en voeten te geven.
Communiceer objectief en analytisch over fouten en missers, maar vooral oprecht en positief over successen en overwinningen. Zo zal je je mensen inspireren en vooruitgang faciliteren en stimuleren. Op naar positieve beoordelingen!

Succes
Monique van Gevelt