Je hebt een mooi logo aan de gevel, je website ziet er gelikt uit, op de menukaarten prijkt trots je logo, je social media kanalen staan strategisch opgesteld in het woud van communicatie en je staat geregeld in de krant.

Zo, denk je. Ik heb mijn communicatie goed op orde. Toch? Of vergeet je iets?

Er is een kanaal (of tool) dat jij en je personeel gebruiken namens het bedrijf. Je verstuurt er vast elke dag informatie mee rond.

Ja, je e-mail! Ik hoor je denken, e-mail is zo 2005. Het zal net als de fax een langzame aftocht maken. Maar niets is minder waar. Ongemerkt verstuur je per jaar heel wat e-mails rond. Het is een mooie kans om je te profileren.

Heb je je ooit gerealiseerd dat er nog altijd 3x zoveel e-mailaccounts zijn dan alle facebook en twitter accounts tezamen? Wereldwijd worden er 207 miljard e-mails per dag verstuurd. Voor belangrijke zakelijke communicatie gebruiken we nooit social media, maar de telefoon, e-mail of we ontmoeten elkaar face to face.

E-mail wordt als een persoonlijk bericht ervaren. De ontvanger heeft meer aandacht voor een persoonlijke e-mail dan voor een bericht via welk social media kanaal dan ook. Dat is de reden waarom persoonlijke nieuwsbrieven nog altijd zo goed worden gelezen.

Juist e-mails dragen sterk bij aan je imago, merk en identiteit. In die mails is de handtekening dé plek om het over jezelf te hebben. Benut die om jezelf en je bedrijf sterk op de kaart te zetten!

Wat moet er nu wel en niet in een e-mailhandtekening staan?

• Je wilt niet dat de ontvanger naar je gegevens moet zoeken. Dus vermeldt de belangrijkste contactgegevens in je handtekening; je naam, achternaam, eventueel titel, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, eventueel alternatief e-mail adres en website
• Zorg dat je zakelijke e-mails uniformiteit uitstralen. Gebruik geen tierlantijnen of teveel kleuren maar hou het rustig.
  Je horecabedrijf is natuurlijk goed vertegenwoordigd op social media (toch?). Zet dan de social media links of (kleine) icons onder je handtekening. Maar wel van de social media platforms waar je echt actief en professioneel gebruik van maakt. Een persoonlijk LinkedIn account kun je prima toevoegen
• Het gebruik van afbeeldingen in e-mailhandtekeningen is een drama. De meeste e-mailservers laten uit veiligheidsoverwegingen geen afbeeldingen door. Afbeeldingen maken je e-mailbestand groter, waardoor het laden van jouw e-mail langer duurt. Wil je toch je logo gebruiken in je e-mail, zorg dan in ieder geval dat het een kleine afbeelding is. Niets is irritanter dan een afbeelding die groter is dan de inhoud van de e-mail zelf. En dan is het überhaupt nog de vraag of je logo zichtbaar blijft of een gedrocht wordt. Je hebt het gewoon niet in de hand.
  Dus: if you can’t control it, kill it
• Ik ben even weg…de out of office reply. Hoe vaak komt het voor dat iemand op vakantie is en je ontvangt een knullig berichtje: ‘In verband met vakantie wordt uw e-mail niet eerder beantwoord dan …..’. Leer je mensen hoe ze de autoreply moeten instellen en wat erin moet staan. Je wilt altijd dat iemand anders het e-mailverkeer overneemt. Zet die contactpersonen tijdens je afwezigheid in de e-mail of laat de e-mail automatisch doorsturen naar een collega
• Profileer je in je e-mail! Heb je een mooie score op een reviewwebsite, een award gewonnen of is er een mooi artikel gepubliceerd? Dit is de plek om het onder de aandacht te brengen. Gewoon onder je e-mail handtekening. Je kunt hier ook je visie of je unieke kenmerken en diensten vermelden. Vooral als deze bijzonder en opvallend zijn. Maar hou het kort en let op met quotes en irrelevante informatie
• Schrik de lezer niet af met een enorme disclaimer onderaan de handtekening. Ok, bij sommige bedrijven is de disclaimer verplicht. Maar eerlijk gezegd leidt het af van de essentie en zo’n lap juridische tekst irriteert. Daarbij is een disclaimer meestal juridisch zinloos. Als je nu echt een disclaimer moet meesturen hou het dan kort en vriendelijk
• Veel e-mail wordt mobiel beantwoord. Zorg voor een mobiele e-mail versie die kort en krachtig is met alleen de meest relevante informatie. En ‘Send from my iPhone’ is geniaal gevonden door Apple, maar niet echt relevant voor je bedrijf
• Schrijf niet teveel tekst achter elkaar maar verspreid je e-mailhandtekening over meerdere regels. Lange regels kunnen vreemd worden afgebroken bij de ontvanger

Ga je nu aan de slag met je e-mailhandtekening? Hier een ludiek filmpje ter inspiratie en om je in de stemming te brengen.

Hoe ziet jouw e-mailsignatuur eruit? Is die onderdeel van je Branding en haal je er business uit? Of mag je er nog wat aan schaven?

Succes
Monique van Gevelt